Soutenance

Les règles légales concernant la soutenance figurent dans l’arrêté du 25 mai 2016, à l’article 17.

Typiquement, il convient de suivre le rétro-planning suivant (adaptez le à votre cas particulier).

• Pour une thèse commençant au 1er octobre de l’année N, et financée pour 36 mois, la soutenance doit avoir lieu avant la fin septembre de l’année N+3.
• Les rapports définitifs doivent parvenir au responsable du doctorat de votre établissement d’inscription au moins 4 semaines avant la date de soutenance.
• Les rapporteurs ont besoin de 3 à 4 semaines en moyenne pour travailler.
• Le manuscrit définitif doit donc être prêt au plus tard à la mi-juillet.
• Vous devez pensez à la composition de votre jury dès mars en la faisant valider par l’ED. Dès que la composition est fixée, trouvez une date rapidement où tout le monde est libre.
• La rédaction doit commencer le plus tôt possible (idéalement, dès le début de la thèse, en rédigeant des notes réutilisables), mais au plus tard en avril.

Jury

Le jury de thèse doit respecter les règles ci-dessous (voir aussi les pages de chacun des établissements ci-dessous). Le terme "rang A" désigne les professeurs d’université, astronome, directeur de recherche et statuts équivalents tels que définis à l’article 6 du décret n° 92-70 relatif au conseil national des université.

• Comporter de 4 à 8 membres.
• Avoir une majorité de membres de rang A.
• Avoir une majorité de membres extérieurs à l’ED et à l’établissement d’inscription.
• Avoir au plus deux membres du laboratoire du doctorant
• Avoir "une représentation équilibrée des hommes et des femmes".
• Comporter au moins un membre représentant l’établissement d’inscription, rang A et susceptible de pouvoir présider.

Les deux rapporteurs doivent être titulaires de la HDR ou d’un équivalent et être extérieur à l’ED et à l’établissement d’inscription. ils ne doivent pas avoir de collaboration récente ou en cours avec le candidat et les encadrants de la thèse, et en particulier pas de co-publication depuis au moins 5 ans.

Les propositions de jury doivent être adressées aux représentant des établissements pour validation au moins 3 mois avant la soutenance envisagée. Vous devez obtenir leur accord avant de solliciter les membres du jury officiellement.

Rôle du directeur/trice de thèse

L’arrêté du 25 mai 2016 précise (Article 18) : "Le directeur de thèse participe au jury, mais ne prend pas part à la décision." Cette phrase a suscité beaucoup de débats. L’exégèse est donnée dans une FAQ du ministère qui précise ceci :

"Le directeur de thèse (ou les directeurs de thèse) participe au jury. Il assiste à la discussion et sa participation demeure précieuse pour la bonne compréhension des travaux qu’il a encadrés. Il peut, le cas échéant, éclairer les débats menant à la décision. Il n’a donc pas vocation à mener les débats et, s’il assiste à la délibération, ne prend pas part à la décision finale. Le directeur de thèse est donc pris en compte dans les ratios qui peuvent être considérés au sein du collège doctoral pour les membres internes ou externes à l’établissement de rattachement.
Il ne signe pas le procès-verbal de délibération, mais signe le rapport de soutenance. Lorsque le rapport de soutenance fait état de la délibération, il doit figurer que cette décision a été prise par les membres du jury hors directeur(s) de thèse.

Le directeur de thèse figure sur la liste des membres du jury, y compris pour le dépôt légal des thèses."

La phrase importante est : Il ne signe pas le procès-verbal de délibération, mais signe le rapport de soutenance. /

Références et documents

Chaque établissement à sa propre procédure à suivre. Les documents correspondants sont disponibles sur le site web de chacun d’entre eux. Attention : / certains sites ne sont pas à jour, ou mal relus. Vérifiez les informations auprès des représentants de chaque établissement. Dans tous les cas, le jury doit être approuvé par l’école doctorale avant d’être déposé officiellement à l’Université.

Sites des établissements :

• Observatoire de Paris, et Collège doctoral de PSL.
• Ecole Normale Supérieure, et Collège doctoral de PSL.
• Université Paris Cité suivre la procédure pour une ED partenaire et la procédure de dépot en ligne.
• Sorbonne Université.
• Université Paris-Saclay.

Soutenance en visioconférence

En cas d’absence d’un membre du jury, le président doit s’assurer que celui-ci reste conforme.

En acceptant de participer au jury, les membres du jury s’engagent à être présents lors de la soutenance. La participation par skype n’est pas autorisée. Il est possible de mettre en place une participation par visioconférence : suivant des modalitées propres à chaque établissement :

"A titre exceptionnel, et à l’exception de son président, les membres du jury peuvent participer à la soutenance par des moyens de visioconférence ou de communication électronique permettant leur identification et leur participation effective à une délibération collégiale et satisfaisant à des caractéristiques techniques garantissant la transmission continue et simultanée des débats."

Il est, par exemple, possible d’utiliser renavisio.

Certains établissements ont des formulaires spécifiques pour la demande d’autorisation :

• PSL : Circulaire relative à l’organisation des soutenances de thèse en visioconférence intégrale ou partielle
• Formulaire Procuration membre du jury (.doc)
• Formulaire Procuration membre du jury (.pdf)
• Rapport technique de visioconférence partielle ou intégrale relative à une soutenance de thèse (.doc)
• Rapport technique de visioconférence partielle ou intégrale relative à une soutenance de thèse (.pdf)

• Université Paris Cité : (formulaire à joindre au dossier). A l’issue de la soutenance, le Président du jury devra joindre aux résultats de soutenance, une lettre attestant que la participation en visioconférence a bien eu lieu.
• Paris-Saclay (formulaire à joindre au dossier).